Ziek personeel: communicatieproblemen (1)

Met vallen en opstaan heb ik ontdekt hoe complex het communicatieprobleem is dat ontstaat, als een personeelslid zich ziek meldt.
Wie neemt contact op? Hoe lang na de ziekmelding? Wat is het doel van het contact? Hoe komt het over? Hoe frequent moet het zijn? Hoe voorkom je dat het op wantrouwen lijkt? Ga je op ziekenbezoek? Hoe bevredig je de belangstelling van de werkvloer?

Wie neemt contact op?
Toen mijn school nog niet zo groot was, ging ik er net als
iedereen van uit, dat het mijn taak als rector was om de contacten met de zieken te verzorgen. Wat ik al snel ontdekte, was dat mensen met wie ik goed contact had mijn telefoontje op prijs stelden, terwijl anderen het idee hadden dat ik hen wilde controleren. Misschien waren ze wantrouwig van aard. Het kan ook zijn dat ze me niet goed genoeg kenden. Geen wonder als je met tussen de 40 en de 50 medewerkers te maken hebt.

Het werd eenvoudiger, toen we de zorg voor personeelseden over de hele directie verdeeld hadden. Niet dat dit zonder weerstand verliep, want nogal wat mensen wilden deze taak reserveren voor het "hoogste gezag". Ik heb het over 15 à 20 jaar geleden, toen het woord "direct leidinggevende" nog niet was uitgevonden, hoewel we al wel een soort functioneringsgesprekken hielden, die men goedmoedig "bij de schoolleiding op schoot" noemde. Maar goed, men raakte eraan gewend dat men of bij de rector of bij een van de conrectoren "hoorde". Het probleem van het wantrouwen was daarmee wel minder geworden, maar niet uit de wereld. Het raakte trouwens nooit geheel uit de wereld. Sommige mensen zijn nu eenmaal wantrouwig.

Scheiding van functies
Naarmate de school verder groeide deed zich een nieuwe kans voor om duidelijkheid te creëren over de aard van de telefoontjes naar zieke mensen. We hadden van het wijzigen van het dagelijks rooster een aparte taak gemaakt. Dat gaf de mogelijkheid af te spreken dat de roostermaker (of de administratie) contact had over de datum van terugkeer, over het al of niet door laten gaan van repetities en andere technische zaken, terwijl de schoolleiding belde vanuit de "zorgfunctie".

Deze scheiding van functies gaf duidelijkheid en dat beviel goed, maar nog lang niet alle problemen met betrekking tot de communicatie met zieke medewerkers waren erdoor opgelost. Daarover meer in deel 2 van deze aflevering.

blog comments powered by Disqus