Jij bent de eerste van wie ze het horen (2)

In de vorige aflevering van dit artikel heb je gelezen hoe belangrijk het is dat mensen niet door een ander maar door jou geïnformeerd worden. En dat het publiceren van notulen en agenda's een inadequate manier van communiceren is en het niet haalt bij "gewoon vertellen". Makkelijk gezegd, "gewoon vertellen", maar hoe doe je dat?
Meedelen: afstand scheppen
Vertellen is iets fundamenteel anders dan meedelen.
Meedelen (erger nog: mededelen), dat is afstand scheppen. Dat is jezelf niet willen laten zien. Het is de lijdende vorm gebruiken: "daarom is gekozen voor..." Het is de groep noemen in plaats van de personen: "de schooleiding heeft besloten". Het is modieus taalgebruik: " dit wordt een majeure operatie". Enzovoort....

Vertellen: er een verhaaltje van maken
Vertellen, dat is: er een verhaaltje van maken.
Stel, je zit in de pauze, zoals gewoonlijk, te praten met je medewerkers (hoe hebben we het toch voor elkaar gekregen om dit woord voor "mensen met wie je samen aan iets werkt" de betekenis van "ondergeschikten" te geven?). Dan vertel je elkaar van alles. Je zit te kletsen over dingen die je interessant vindt of die je op dat moment ter harte gaan. Je vertelt dingen die je overkomen zijn in de vorm van een verhaatlje. Je bent jezelf. Je spreekt zoals het in je opkomt, op een natuurlijke manier. Ambtelijke taal gebruik je niet. Het komt niet eens in je op. Afstandelijk wil je niet zijn, want als je dat bent, luisteren ze niet naar je.

Schrijvend praten
"Er een verhaaltje van maken" doen we allemaal in de pauze. Maar zodra iets opgeschreven moet worden, gaan we heel hard nadenken, hoe we dat nu eens netjes zullen doen. Schrijven is toch iets heel anders dan praten? Zeker, maar de kunst is schrijvend te praten. Het gaat de lezer om de essentie! Hij wil van jou horen hoe jij erover denkt. Helemaal spreektaal moet het natuurlijk niet worden, maar je kunt een heel eind komen door jezelf te dwingen gewone woorden te gebruiken, korte zinnen en weinig bijzinnen. En gebruik vooral de bedrijvende vorm. Het moet duidelijk worden dat jij (of we) - en niet een of ander orgaan - dat zo ziet (zien).

Lay-out.
De lay-out speelt ook een belangrijke rol als het gaat om leesbaarheid. Veel wit op de bladzijde is rustig voor de ogen. Gebruik korte alinea's en probeer niet uit zuinigheids- of milieu-overwegingen alles op één pagina te persen ten koste van de kantlijnen of de regelafstand.

Kopjes doen wonderen. Ze onderbreken de lopende tekst visueel, trekken de aandacht door hun inhoud, geven aan wat de lezer te wachten staat, prikkelen soms. Ga er maar vanuit dat niemand zit te wachten op weer een pagina "leesvoer". Je product moet interessant en prettig leesbaar overkomen. Op het eerste gezicht al!

De krant als voorbeeld
Tenslotte: leer van de krant. Niet alleen met betrekking tot kopjes - wel even uitkijken uit welke krant je je inspiratie put -, maar ook met betrekking tot het gebruik van kolommen. Uit onderzoek is gebleken dat ongeveer 5 woorden op een regel het aangenaamst is voor het oog en het snelst leest. Daarom gebruiken kranten en tijdschriften kolommen. Liever een wat kleiner lettertype en meer kolommen dan grotere letters en lange regels.

Een oefening
Klik hier voor een oefening waarin ik heb geprobeerd een stuk uit de ministeriële beleidsnotitie over governance te "vertalen". Het is dezelfde onzin, maar het leest een stuk makkelijker.



blog comments powered by Disqus