Jij bent de eerste van wie ze het horen (1)

"Hoe komen ze erbij?", "Denken ze nou echt dat we dat van plan zijn?", " Zeggen ze dat het bestuur overweegt onze school te fuseren? Dat is dan nieuw voor mij."
Als dit soort opmerkingen regelmatig te horen is in de directievergadering, dan is er iets mis.
Een vacuüm vult zichzelf
Mensen hebben een ingeboren behoefte om te willen weten wat er in hun omgeving gebeurt. Als er niet voldoende "officiële" informatie beschikbaar is, zijn er altijd personeelsleden die uit (al of niet vermeende) aanwijzingen en signalen belangrijk nieuws weten te destilleren. Een informatievacuüm vult zichzelf op. Als je naar het ziekenhuis moet voor een operatie en je vertelt niet wat je mankeert, dan kun je ervan uitgaan dat binnen de kortste keren iedereen "weet" wat je hebt.

Wat te doen?
Reageren op de geruchtenmachine is een manier, en soms is het ook noodzakelijk, maar zo loop je achter de "feiten" aan. Bovendien is iedere reactie weer een aanleiding tot nieuwe speculatie, tenzij je precies vertelt wat er allemaal aan de hand is en hoe de vork in de steel zit. Dat had je dus net zo goed meteen kunnen doen. Als je zorgt dat jij de eerste bent van wie ze het weten, dan bespaar je veel energie en je voorkomt onrust.

Notulen, agenda's?
"Wij willen graag dat iedereen goed geïnformeerd is en daarom staan bij ons de notulen en de agenda's van alle vergaderingen op de web-site".
Ik kan me niet voorstellen dat iemand denkt: "nou, ik ben benieuwd wat er vandaag op school allemaal gebeurd is; ik ga eens lekker voor mijn beeldscherm zitten en de schoolmappen afstruinen."

Op het prikbord hangen dan?
Dat scheelt iets, maar niet veel.
Je moet je wel heel erg vervelen - of hoog gemotiveerd zijn natuurlijk - om de notulen (de "gekuiste" versie uiteraard) van de directievergadering te gaan staan bestuderen. Ik kan me in ieder geval niet herinneren dat ik ooit geboeid en met plezier notulen - laat staan agenda's - heb zitten lezen.

Gewoon vertellen
Mensen willen zich best informeren, maar het moet niet al te veel moeite kosten. "Ze kunnen toch lezen?", is geen adequate gedachte. Lezen kunnen ze, maar heb jij iets te vertellen? Het publiceren van notulen betekent: "als je wilt, kun je aan informatie komen". Iets vertellen betekent: "dit is interessant, ik hoop dat je dat ook vindt".

In de volgende aflevering: "gewoon vertellen", hoe doe je dat?






blog comments powered by Disqus